Implementierung eines standardisierten Reporting- und Kommunikationsmodells

Bei einer Vielzahl an Projekten mit ähnlichen Anforderungen an Kennzahlen und Reporting kann ein fehlender Standard schnell zu einem Mangel an Transparenz und Vertrauen bei den Informationsempfängern führen. Die regelmäßige Entwicklung von Insellösungen für jedes einzelne Projekt ist weiterhin zeitaufwendig und hindert an der eigentlichen Tätigkeit des Projektmitglieds.

Ebenso sorgt ein fehlendes Kommunikationsmodell innerhalb des Teams zu einem Mangel an Transparenz über den Projektstatus einerseits und einem Mangel an Eskalationsmöglichkeiten kritischer Themen andererseits. Bei Bedarf wird meist auf eine Ad-hoc Kommunikation zurückgegriffen, welche nur eine reaktive Lösung erlaubt.

Diese verzögerte Reaktion auf Herausforderungen sorgt gerade in kritischen Phasen für zusätzliche Risiken innerhalb eines Projekts.

Die Einführung eines verbindlichen Standards zum Reporting und zur Kommunikation entlastet die eigenen Mitarbeitern, erhöht das Vertrauen der Adressaten in die vermittelten Informationen und ermöglicht der Organisation die weitsichtige Steuerung ihrer Projekte und Tätigkeiten.

Die von der PEC durchgeführten Hauptaufgaben bestehen dabei aus:

• Analyse Ihrer existierenden Reporting- und Kommunikationsstruktur hinsichtlich Inhalten, Format und Integration in Gesamtstruktur
• Bestimmung Ihrer Anforderungen und Abgleich mit dem aktuellen Status zur Identifikation der Handlungsfelder
• Identifikation der Reporting Adressaten und deren Anforderungen an Inhalte, Format und Reporting-Frequenz
• Überprüfung der Kundenanforderung an Integration von IT Tools und ggf. Aufsatz von SharePoint oder anderen Lösungen für einen digitalen Shopfloor
• Zusammenführung und Weiterentwicklung der vorhandenen Reporting-Inhalte und -formate in ein einheitliches Format unter Berücksichtigung der Anforderungen
• Entwicklung einer Kommunikationsstruktur zur Erfüllung der notwendigen Transparenz und Sicherstellung des Informationsflusses in Ihrer Organisation
• Festlegung und Verabschiedung in Zusammenarbeit mit Ihnen
• Begleitung der Einführung der Reporting- und Kommunikationsstruktur innerhalb der Projekte und Ihrer Organisation
• Überprüfung des Erfüllungsgrads der eingeführten Reporting- und Kommunikationsstruktur und bei Bedarf Festlegung von Gegenmaßnahmen